La Car Policy è il documento per eccellenza del fleet manager. Si tratta infatti di un documento aziendale nel quale sono stabiliti i principi guida che definiscono le politiche e le procedure relative all’uso dei veicoli aziendali. Questo documento definisce i budget, le esigenze di mobilità, le percorrenze, le disponibilità di mercato e le normative vigenti anche in termini fiscali. Avere un’ottima Car Policy significa avere una mobilità ottimale ed economicamente efficiente all’interno della propria azienda.
Nell’ultimo periodo, però, a causa dei ritardi di consegna delle auto dovuti alla scarsa reperibilità delle materie prime, anche le migliori Car Policy faticano a tenere il passo e a rispettare quanto in esse indicato. E’ possibile immaginare la definizione di nuove Car Policy in grado di tenere in considerazione tali problematiche contingenti? Noi di myfleetsolution ne parleremo al Fleet&Business Digital Event che si terrà il prossimo 9 novembre e sarà come sempre organizzato con Quattroruote.
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Al di là dei cambiamenti, però, una buona Car Policy deve essere scritta dal fleet manager rispettando una serie di punti fondamentali per il rispetto delle regole dell’intera flotta.
> Regole di utilizzo e definizione dei veicoli
Per rendere la Car Policy efficace è necessario includere una serie di aspetti.
Innanzitutto le regole di utilizzo del veicolo. Ogni Car Policy, infatti, dovrebbe avere una sezione chiara che definisca le regole di utilizzo del veicolo aziendale. Deve includere informazioni come chi guida il veicolo, qual è lo scopo dell’utilizzo, se esiste un chilometraggio mensile, di chi è la responsabilità dei costi del carburante e della manutenzione ordinaria e infine una chiara procedura di gestione dei sinistri.
Poi c’è definizione dei veicoli per la flotta, che tratta gli aspetti di motorizzazione, pneumatici ed equipaggiamento.
> Aspetti burocratici e casi di negligenza
Oltre ad indicare le regole di utilizzo del veicolo e a definire i veicoli per la flotta, nella Car Policy è necessario includere anche gli aspetti amministrativi e burocratici come la scelta della formula di mobilità, il calcolo del TCO, le procedure di assegnazione dei veicoli, la formazione dei Driver, le procedure amministrative di gestione dei sinistri, la gestione delle carte carburante, le procedure di manutenzione e di rottamazione o vendita delle auto aziendali usate.
La gestione dei casi di negligenza dei Driver deve invece specificare cosa va considerato come negligenza. Vanno specificate le ripercussioni che spettano per qualsiasi comportamento negligente e dettagliate le procedure e le norme di sicurezza. Ciò proteggerà l’azienda e i conducenti creando una fonte centrale di informazioni sull’uso del veicolo aziendale.
> Perché serve una Car Policy aziendale
La Car Policy è il documento di riferimento dei Fleet Manager e protegge l’azienda, i veicoli e i dipendenti. Tutti gli aspetti definiti nella Car Policy aziendale influiscono in maniera determinante sui fattori di costo dei veicoli della flotta. Ecco perché questo documento è una necessità assoluta per chi vuole gestire il proprio parco auto in modo efficace.
L’elaborazione di una Car Policy precisa è un compito non facile e spesso di difficile realizzazione. Noi di myfleetsolution ci occupiamo anche dell’elaborazione di una Car Policy per i nostri clienti, facendo risparmiare loro tempo e denaro.
Per maggiori informazioni puoi guardare la videointervista alla nostra esperta Sabrina Giacomelli.
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